平成22年11月26日
Ｍ様ならびに、お客様各位
ナビィ三線
先日、私共の度重なる入金確認のミスによりＭ様に対し多大な不快感を与え、また大変ご迷惑をお掛け致しました事を謹んで心よりお詫び申し上げます。
私共が入金確認の再チェックの際に、再度見落としてしまいお客様に大変不躾なメールを送ってしまうという非常に残念な事態を招いてしまいました。
メールを受け取られたお客様がどれだけ不快な思いをされたか、と猛省しております。
この度は誠に申し訳ございませんでした。
今後は二度とこのようなミスの無いよう細心の注意をはらい、再発防止に万全を期す所存でございます。
記
[ 原因と問題点 ]
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店舗営業時間内の入金確認では、接客・電話応対など他業務に追われがちの為落ち着いて確認が出来ず、確認作業が不十分となる事があった。
その結果、入金確認が遅れ発送日が遅くなる事があった。 -
数回の確認をチェックシートで行っていても、手書き入力である分見づらくひと目では分かりにくい。
また、手書きの分、煩雑となってしまい、その事が見落としの原因となる事があった。 - 銀行からの入金お知らせメールにて入金の件数を確認していたが、メール受信と前後しての入金などもあり確認漏れとなることがあった。
[ 対策 ]
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入金確認は、店舗営業時間外の毎朝10時のみ１回とする。
午前10時以降の入金については翌日扱いとする。 - 再確認のためのチェックシートを改良、スタンプなどを多様し簡素化する事で見やすく分かりやすくする。
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メールの入金お知らせ件数ではなく、入金日優先の確認とする。
（前日午前10時以降、当日午前10時までで一日分の確認とする）
今回のミスに対しまして上記の対策とし、さらに改善点がございましたら改めて対策を練り更なる改善に努めて参ります。
ご迷惑をおかけしたお客様、またご不快な思いをさせてしまいました皆様に重ねて深くお詫び申し上げます。
以上
